도란시스템 - 설비관리 칼럼

설비관리시스템 구축방향과 효율적 운영방안 

서정학 설비관리 경영전략 컨설턴트

이번 칼럼은 설비관리시스템이 어떤 방향성을 가지고 구축되고, 활용되어야 하는지에 대하여 몇 가지 소개하고자 합니다.

회사 전 부문에 걸쳐 Smart Factory 구현을 목표로 IT 투자 비중이 확대하고 있고, 최근에는 기업 내 수많은 정보를 AI 솔루션과 연계하여 정보의 가치를 높여가고 있습니다.

회사에 구현된 각종 시스템을 보면 그 회사의 경영관리 수준을 알 수 있습니다. 큰 비용과 시간을 투자한 시스템이 얼마 가지 않아 데이터의 신뢰성은 떨어지고, 사용빈도는 떨어져 이력관리시스템으로 변질되는 경우를 종종 볼 수 있습니다.

얼마나 큰 비용이 투자되었는지, 또한 얼마나 많은 시스템이 구축 되었는지가 중요한 것이 아니라 우리 몸에 맞는 시스템, 시스템으로 일하고, 시스템으로 경영이 가능한 설비관리 시스템이 구축되어야 합니다. 이를 위해 어떤 방향으로 구축되고 운영되어야 하는지 몇 가지 소개합니다. 새로운 설비관리시스템을 도입하거나 또는 업그레이드 할 경우 참고가 되길 바랍니다.

□ 설비관리 시스템은 엔지니어링 시스템이 아닌 경영관리 시스템입니다.

설비관리 시스템을 통상 CMMS(Computerized Maintenance Management System)라고 합니다. 즉 설비관리시스템은 Management 시스템입니다. 설비관리시스템이 고장을 분석해 주고, 도면 또는 PLC 프로그램을 작성해 주는 시스템이 아닙니다. 설비의 경영관리라고 하면 보전부서가 가지고 있는 인력, 예산, 자재 등 보전부서가 소유하고 있는 자원을 잘 활용하여 회사의 이익을 높일 수 있도록 지원해 주는 시스템입니다. 즉 보전 관리의 핵심인 작업관리(Work Management) 프로세스를 더욱 효율적으로 관리해 주는 시스템입니다.

□ 미래 업무를 위한 시스템으로 사용될 때 가치를 높일 수 있습니다.

대부분 기업에서 설비관리시스템이 주로 월초 경영실적 보고서를 작성하는데 참고 정보로 많이 사용되고 있는 것이 현실입니다. 물론 과거 이력정보도 중요하지만 앞으로 우리가 해야 할 업무가 무엇이고, 리스크가 무엇이 있으며, 계획 대비 지연되고 있는 작업이 무엇이며, 시스템에서 제공되는 리포트를 통해 현재 우리가 어떤 위치에 와 있는지를 알려주는 시스템으로 운영되어야 설비관리 시스템이 더 발전할 수 있고, 활용 가치를 높일 수 있습니다.

□ 시스템으로 경영관리가 될 수 있도록 정착되어야 합니다.

시스템을 통한 경영관리를 정착시키기 위해서는 설비관리시스템 사용법을 부서장, 주임, 반장 등 관리자가 더 잘 알고 있고, 필요한 대부분의 정보를 시스템에서 확인이 가능할 때 실현 가능합니다. 하나의 사례로 대기업을 방문하였는데 질문한 내용에 대해 임원이 직접 시스템을 통해 데이터를 보여 주는 것을 보고 일류회사는 무엇인가 다르구나 하는 것을 느꼈습니다. 즉 관리자가 시스템으로 정보를 확인한다면 보전 담당자도 시스템에 정보를 등록하게 될 것입니다. 즉 시스템에 등록되지 않은 보전 업무는 하지 않은 것이나 마찬가지가 되어야 합니다.

매번 반복되는 보고서는 시스템 리포트로 개발되어 필요한 사람에게 제공되어야 합니다. 매번 수작업으로 보고서를 받는 관리자는 없어야 하며, 수작업으로 작성된 데이터 또한 신뢰성이 없다고 보시는 것이 좋을 것입니다. 모든 정보는 시스템에 물어보고, 시스템이 대답해야 합니다.

□ 모든 것을 설비관리 시스템으로 관리할 수 없습니다.

새로운 설비를 투자할 때 설비 운영자 의견을 접수하다 보면 불필요한 많은 기능을 요구하는 경우를 종종 볼 수 있습니다. 이렇게 됨으로써 설비는 복잡해지고, 불필요한 설비로 인해 고장을 유발하기도 하고, 예비품도 더 많이 요구되기도 합니다. 설비관리 시스템도 마찬가지입니다. 반드시 반복적으로 사용되는 정보, 특히 프로세스와 연관된 정보는 반드시 구축되어야 합니다. 특정 부서장을 위해 데이터를 만들거나, 또는 부서 내 빅 마우스(Big Mouth, 영향력이 큰 사람) 때문에 시스템 구축되면 조만간 필요 없는 정보가 될 것입니다.

또한 설비관리 시스템의 핵심은 보전 작업 프로세스인데, 여기에 설비 모니터링 정보를 구축하거나, 설비진단 기능, 검∙교정 실적관리, 공사견적 산출 등의 기능을 만들려고 하는 기업을 종종 볼 수 있는데 이러한 업무는 설비관리 시스템에서 개발하는데 한계가 있을 뿐 아니라 구현도 매우 어렵다는 것을 알아야 합니다. 목적에 맞는 시스템을 선정하여 필요한 정보를 연계하여 구현하는 것이 가장 좋은 방법일 것입니다.

□ 설비관리시스템이 전사 통합시스템의 정보와 연계되어야 합니다.

설비관리시스템이 경영관리 시스템으로 정착되기 위해서는 특히 자재/구매관리, 예산관리, 품질관리, 자산관리 등 보전업무와 협업 되는 프로세스 및 데이터가 연계되어야 합니다. 작업계획을 세워야 하는데 자재창고에 재고가 있는지, 또한 사용할 예산은 가능한지 등 정보가 연계되어야 업무를 보다 효율적으로 할 수 있고, 시스템을 사용하지 않을 수 없도록 해야 합니다. 예를 들어 작업에 소요되는 자재는 보전 WO에 기반하여 구매될 때 필요한 자재가 필요한 시기에 입고되어 바로 작업에 사용될 수 있도록 구현되어야 한다는 것입니다.

보전 작업계획, 재고조회 및 구매청구, 예산확인 3가지 업무가 각자 별개로 업무를 한다면 업무 프로세스의 효율은 크게 떨어질 뿐 아니라 왜, 언제, 누가, 무엇을 위해 비용이 집행되었는지 분석하는 것이 매우 어렵다는 것입니다. 이것은 개선을 통해 회사가 지속적으로 발전하는데 한계가 초래될 것입니다.

□ 보전 플래너(Planner)가 중심이 되어 시스템 운영되어야 합니다.

설비관리시스템 사용 난이도에 대해 현장 담당자에게 조사해 보면 80% 이상은 매우 어렵다고 합니다. 물론 단순한 시스템인 경우를 제외하고, 설비관리 시스템이 타 부문 또는 타 시스템과 연계되어 운영되는 경우 시스템의 기능도 복잡하고 타 부서의 업무 규정도 잘 인지하고 있어야 잘 사용할 수 있습니다. 그러나 대부분의 현장 담당자가 작업 계획부터 작업완료, 구매 청구부터 출고, 예산관리까지 할 수 없습니다. 현장 담당자는 작업을 조회하고, 작업실적을 등록하는 정도만 수행하고, 대부분의 업무는 플래너가 중심이 되어 슈퍼바이져와 협업을 통해 설비관리시스템으로 작업이 관리될 수 있도록 운영되어야 합니다.

그래서 부서 내 플래너는 데이터 표준관리, 프로세스 관리, 구매/자재관리, 예산관리에 대한 기본적인 지식과 업무 이해도가 높아야 합니다. 물론 설비의 이해도, 직원들과의 의사소통, PC의 활용 등 적절한 능력이 있어야 하므로 플래너 인력은 양성되어야 합니다.

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