도란시스템 - 설비관리 칼럼

작업 오더의 진행 상태(Process Status)와 유형

서정학 설비관리 경영전략 컨설턴트

작업오더(Work Order, WO) 프로세스란 작업의 발생부터 작업수행, 분석까지의 업무 절차를 말하는 것으로, 아래 그림은 6단계의 베스트 프랙티스(Best Practice) 프로세스와 작업오더 상태 사례입니다. 작업오더 상태(WO Status)란 현재 작업오더가 어느 프로세스에 있는지 상태인지를 알려주는 중요한 정보입니다. 

특히 CMMS를 운영하는 회사의 경우 상태 정보를 활용 할 작업과 완료된 작업, 현재 지연되고 있는 작업, 또는 자재 또는 용역 구매가 진행되고 있는 작업 등을 쉽게 조회하고 분석할 수 있도록 지원합니다. 때문에 설비관리시스템 구축 시 작업오더 상태의 유형 설정은 매우 중요한 작업중에 하나입니다.

(그림1)은 상태 항목 값이 NOTD(Notified, 통지승인), APPR(Approved, 계획승인), SCHD(Scheduled, 일정확정), ASSD(Assigned, 작업자할당 완료), EXED(Execution, 작업완료), CLOD(Closed, 작업마감) 등 가장 기본적인 상태 설정 사례입니다. 

예를 들어, 주간 단위 일정 수립 프로세스는 다음 주 주간 월요일부터 금요일 또는 일요일까지 보전부서에서 해야 할 작업을 확정하는 프로세스입니다. 이를 위해서는 먼저 CMMS에서 작업계획이 완료되어 일정수립을 위해 대기 중인 작업오더를 조회해야 합니다. 작업오더 조회화면에서 상태에 “APPR” 항목 값을 선택 후 조회하여 나오는 작업오더가 일정수립을 대기하고 있는 작업오더라고 보시면 됩니다. 조회된 작업오더중에는 계획된 일정이 지나간 작업오더가 있는가 하면, 작업에 소요되는 자재가 입고되지 않아 작업을 하지 못하는 경우도 있습니다. 그래서 각각의 작업오더에 소요되는 자재가 입고되었는지 확인하는 업무도 많은 부분을 차지합니다. 그래서 보조 상태를 사용하여 작업오더의 주요 상태 가 “APPR” 이고, 보조 상태가 “WFMT(Waiting For Material, 자재대기)이면, 현재 이 작업오더 프로세스는 작업계획은 승인 완료되었고, 작업에 소요되는 자재가 아직 입고 대기중이라는 표시입니다. 즉 작업오더 상태는 CMMS 사용자에게 매우 편리한 정보이며 업무 효율성을 높일 수 있습니다. 때문에 상태 설정 시 다음 몇 가지를 고려하여 설정하는 것이 좋습니다.

□ 승인 절차 간소화

각 프로세스 단계가 넘어갈 때마다 부서장 승인을 할 수 있습니다. 그러나 각 프로세스별 승인단계가 있으면 상태가 크게 증가합니다. 예를 들어 작업자 할당 프로세스에서 WO에 작업자를 등록한 후 승인을 한다고 하면, 먼저 작업자를 할당하는 슈퍼바이저가 “SCHD” 상태의 작업오더를 조회하여 각각의 작업오더별로 작업자를 등록을 완료하고 상태를 “작업자 할당완료”로 전환합니다. 그 후 “작업자 할당완료”된 상태의 작업오더를 모아 부서장한테 승인 요청하면 작업오더 상태가 “작업자할당 승인요청”상태로 바뀌게 됩니다. 부서장은 “작업자할당 승인요청” 상태의 작업오더를 조회하여 승인하게 되면 “ASSD”로 바뀌게 됩니다. 또한 승인을 반려하게 되면 이에 필요한 상태가 필요할 수 있습니다. 그래서 가능하면 프로세스별로 승인을 최소화하는 것이 좋습니다.

□ 계획승인의 중요성

프로세스별로 승인 단계를 설정할 수 있습니다. 그러나 앞서 언급했듯이 승인 절차가 많으면 프로세스가 길어져 업무 효율성이 떨어집니다. 모든 정보는 언제 어디서나 확인 가능하고, 분석할 수 있어 반드시 승인절차 없어도 리스크는 크지 않지만, 반드시 승인이 필요한 프로세스는 작업계획에 대한 승인입니다.

CMMS 전체 프로세스에서 뒤로 가는 프로세스가 나올 수 있습니다. 예를 들어 작업일정 프로세스를 통해 작업 일정을 확정하였지만 여러가지 이유로 작업이 취소되어 다시 일정수립 프로세스를 하는 경우입니다. 그러나 작업계획이 승인되고 나서 뒤로 가는 경우는 없습니다. 작업계획의 승인은 작업에 요구되는 자재 및 용역을 구매하여 작업을 수행하라는 지시서이기 때문에 비용이 집행될 수 있습니다. 그래서 작업계획을 승인하는 부서장은 보전작업이 반드시 필요한 것인지, 작업범위는 적정한 것인지, 작업시기는 적절한지 반드시 검토해서 승인되어야 합니다. 불필요한 예산이 집행되거나 또는 작업시기가 부적절하여 재고가 증가하지 않도록 해야 합니다. 그래서 작업계획 시 투입된 자원과 작업완료 후 사용된 자원을 분석하여 작업계획의 신뢰성을 분석하기도 합니다. 그래서 작업 계획승인 상태가 되면 다시 이전 프로세스로 갈 수 없고, 작업이 불필요하게 되면 작업오더를 취소하게 됩니다. 작업이 축소되거나 늘어나면 작업실적 등록 시 사용한 자원이 추가됩니다. 그러나 아직 우리 주변을 보면 작업계획 승인보다 일정수립 프로세스 승인을 중요하게 여기는 경향이 많습니다.

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