도란시스템 - 설비관리 칼럼

기준정보 KPI 운영 

서정학 설비관리 경영전략 컨설턴트

성공적인 설비관리를 위해서는 우리 공장의 데이터가 건강하게 흐르고 있는지 주기적으로 검진해야 합니다. 이때 필요한 것이 바로 기준정보 운영 KPI(핵심 성과 지표)입니다.

단순히 데이터를 쌓아두는 것을 넘어, 기준정보 관리 프로세스와 데이터 품질 수준을 정량적으로 평가할 때 비로소 데이터는 자산이 됩니다.

기준정보 KPI는 크게 다음 세 가지 핵심 질문을 통해 수립할 수 있습니다.

●   적기성 (Timeliness): 규정에 따라 필요한 시점에 데이터가 생성되고 변경되었는가?

●   정확성 (Quality): 입력된 데이터의 품질 수준은 신뢰할 만한가?

●   활용성 (Utilization): 구축된 데이터가 현업에서 실질적으로 잘 활용되고 있는가?

1. 설비 기준정보 - 설비관리의 '뿌리'를 튼튼하게

설비 기준정보는 보전에 필요한 모든 정보가 모이는 곳이자, 설비관리의 근간입니다. 따라서 설비마스터는 투자 검토부터 구매, 설치, 시운전, 자산 등록에 이르는 전 과정에서 유관 부서와 긴밀히 연계되어야 합니다.

최근 중요시되는 LCC(수명주기비용) 분석을 위해서도 이 프로세스는 필수적입니다. 설비의 가동률이나 투입 자원(인력, 비용)을 정확히 분석하려면, ‘회계상의 자산’과 ‘현장의 설비마스터’가 완벽하게 일치해야 하기 때문입니다.

□ 프로세스 관점의 KPI: 자산과 설비의 싱크로율

자산이 생성되거나, 이동하거나, 폐기될 때 설비 기준정보도 즉각적으로 업데이트 되어야 합니다. 프로세스 건전성은 다음 두 가지로 측정할 수 있습니다.

●  자산-설비 연계율(정합성)

: 회계 장부상의 자산 내역과 설비마스터 시스템의 등록 내역이 얼마나 일치하는가?

●   변경 관리 적기율

: 자산 취득 후 설비 등록 및 변경이 규정된 시간 내에 지체 없이 수행되었는가?

□ 데이터 품질 관점의 KPI: 표준 준수율

제각각인 데이터는 분석할 수 없습니다. 설비의 계층 구조(Hierarchy)부터 코드 체계, 명칭에 이르기까지 전사적으로 약속된 '작성 가이드'를 얼마나 잘 따르고 있는지 평가해야 합니다.

●  데이터 표준 준수율: 설비 코드, 속성, 명칭 등이 사내 표준 가이드라인에 맞게 정확히 입력되었는가?

2. 예방보전 기준정보 - 설비 수명을 결정하는 '최적의 전략' 수립

설비마스터가 '설비의 호적'이라면, 예방보전(PM) 기준은 설비를 건강하게 유지하기 위한 '처방전'입니다. 잘못된 처방전은 오히려 설비의 병을 키우거나, 불필요한 약을 먹이는 낭비를 초래합니다. 우리의 PM 기준은 과연 최적화되어 있을까요? 다음 세 가지 관점에서 진단해 볼 수 있습니다.

□ 프로세스 관점: 변화에 대응하는 '피드백 루프'

설비 환경은 끊임없이 변합니다. 설비가 개조되거나 고장이 발생했다면, PM 기준도 즉시 수정되어야 합니다. 특히 고장 발생 후 재발 방지 대책으로 PM 주기 변경 등이 보고되었음에도, 시스템상의 기준은 그대로 방치되는 경우가 많습니다.

●   변경 관리 실행률 (Plan-Do-Check-Action)

: 설비 개조, 고장 분석 결과에 따라 PM 기준 변경이 제때 반영되고 있는가?

□ 데이터 품질 관점: 주기 설정의 '명확한 근거'

"이 작업은 왜 4주마다 해야 하죠?", "이 점검이 어떤 고장을 막아주나요?" 현장의 이 질문에 답할 수 없는 PM 기준은 낭비입니다. 남이 만든 기준을 맹목적으로 따라 하거나, 근거 없는 반복 작업을 수행해서는 안 됩니다.

PM 기준은 고장 모드(Failure Mode) 분석과 명확한 주기 설정 근거를 담고 있어야 합니다. 그래야만 보전 비용을 절감하고 고장 리스크를 줄이는 '최적화'가 가능합니다.

●  기준 최적화율

: 고장 모드와 연계된 점검 항목의 비율은 얼마인가?

: 주기 설정의 기술적 근거가 데이터로 관리되고 있는가?

□ 데이터 활용 관점: 실적의 '진실성(Integrity)'

가장 대표적인 지표는 계획 대비 실행을 평가하는 '예방보전 이행률(Compliance Rate)'입니다. 하지만 여기에는 함정이 있습니다.

실제로는 점검하지 않았으면서 시스템에만 '완료' 처리를 하는 허위 실적 등록입니다. 이는 데이터의 신뢰성을 무너뜨리는 것을 넘어, 설비 사고를 방치하는 위험한 행동입니다. 따라서 단순히 이행률 숫자만 볼 것이 아니라, 실적의 진실성을 검증하는 관리가 병행되어야 합니다.

●   예방보전 이행률 및 정합성

: 계획된 보전 작업이 실제로 수행되었는가? (허위 실적 모니터링)

3. 작업표준 - '개인기'에 의존하던 업무를 '시스템'으로

반복적으로 수행되는 보전 작업, 담당자가 바뀌어도 똑같은 품질과 안전을 보장할 수 있을까요? 작업표준은 작업 계획(Planning) 업무의 효율을 높이고, 결과물의 편차를 줄이는 핵심 도구입니다. 작업표준은 한 번 만들고 끝나는 문서가 아닙니다. 플래너(Planner)와 현장이 끊임없이 소통하며 다듬어야 할 '살아있는 지식'입니다.

□ 프로세스 관점: 플래너 주도의 '위험 통제'

작업 계획을 세우는 이유는 단순히 작업 순서를 알리기 위함이 아닙니다. 작업 중 발생할 수 있는 안전 위험 요소를 제거하고, 타 부서와의 협업이나 타 작업 간의 간섭을 종합적으로 검토하기 위함입니다. 만약 작업표준 적용률이 낮다면, 현장은 작업자의 기억이나 개인적 경험(비표준)에 의존하고 있다는 뜻입니다. 이는 작업 품질 저하는 물론, 안전 사고와 일정 지연의 주범이 됩니다.

●  작업표준 적용률

: 전체 보전작업 오더(WO) 중 표준작업절차를 적용하여 계획된 작업의 비율은?

□ 데이터 품질 관점: 현장의 목소리가 담긴 '피드백 루프'

작업표준이 처음부터 완벽할 수는 없습니다. 중요한 것은 '완료 후의 피드백'입니다.

작업이 끝난 후 플래너는 감독자 및 작업자와 소통해야 합니다. "계획된 자재가 맞았나요?", "할당된 시간은 충분했나요?", "빠진 절차는 없었나요?" 등 현장의 피드백을 받아 표준을 수정(Revision)하는 과정이 필수적입니다. 모든 표준을 다 볼 수는 없으므로, 자주 사용되는 핵심 작업표준(High Frequency)부터 우선적으로 품질을 점검하고 개선해 나가야 합니다.

●   표준 데이터 정확도 (피드백 반영률)

: 작업 자재, 소요 시간, 작업 절차 등이 실제 현장 상황과 얼마나 일치하는가?

4. 안전표준 - 타협할 수 없는 절대 가치, 안전

공장에서 가장 중요한 것은 첫째도 안전, 둘째도 안전입니다. 하지만 반복되는 작업임에도 매번 현장에서 즉흥적으로 위험 요소를 검토하고 있지는 않나요? 기억과 감에 의존하는 안전 관리는 그 자체로 가장 큰 위험 요소입니다.

안전은 개인의 주의력이 아니라, '시스템'에 의해 보장되어야 합니다.

□ 프로세스 관점: 3중 안전망 구축

반복 작업에 대해서는 사전에 위험 요소를 제거한 '표준화된 안전 절차'가 필수적입니다. 이를 위해 다음과 같은 3단계 프로세스가 작동하고 있는지 점검해 보십시오.

- Guideline: 전사 안전관리 부서가 명확한 안전 지침과 원칙을 제공한다.

- Planning: 각 부서의 플래너가 이를 바탕으로 구체적인 안전 작업 계획을 수립하고, 부서 안전관리자가 이를 더블 체크한다.

- Execution: 작업자는 승인된 안전 표준 절차를 철저히 준수한다.

특히 아무리 좋은 계획도 실행되지 않으면 무용지물입니다. 따라서 프로세스 평가의 핵심은 '현장 이행'에 있습니다.

●   안전 절차 이행률

: 작업자가 안전 표준 절차(Lock-out/Tag-out, 보호구 착용 등)를 준수하며 작업을 수행했는가?

□ 데이터 품질 관점: 사고를 막는 '살아있는 피드백'

안전표준 역시 한 번 만들면 끝나는 불변의 법칙이 아닙니다. 작업 현장은 미세하게 변하고, 새로운 위험 요소는 언제든 생겨날 수 있습니다.

작업이 끝난 후, 현장의 목소리가 플래너에게 전달되어야 합니다. "작업 공간이 협소해 부딪힐 위험이 있었다", "지정된 보호구가 작업에 방해가 되었다" 등의 피드백이 즉시 반영될 때, 다음 작업은 더욱 완벽하고 안전해질 수 있습니다.

●  안전 정보 최신화율

: 작업 완료 후 도출된 잠재 위험 요소나 개선 사항이 안전표준서에 즉각 반영되었나?

지금까지 설비, 예방보전, 작업표준, 안전표준에 이르는 기준정보 운영 KPI를 살펴보았습니다.