도란시스템 - 설비관리 칼럼

계획보전 체계를 구축하기 위한  작업계획 및 일정수립 프로세스 구축

서정학 설비관리 경영전략 컨설턴트

작업계획과 일정수립 프로세스 체계화의 중요성

전월 칼럼에서 보전 목표, 작업관리 프로세스의 중요성과 6단계의 프로세스에 대하여 간략히 소개하였습니다. 보전목표를 효과적으로 달성하기 위해서는 과거보다는 앞으로 해야 할 보전작업관리에 역량이 집중되어야 합니다.

이를 위해 작업관리 프로세스가 작업실행보다는 작업계획(Planning) 및 일정수립(Scheduling) 프로세스가 체계화되어 보전 전체 자원이 계획적으로 운영될 수 있도록 하는 계획보전 체계로 구축되는 것이 무엇보다도 중요합니다. 우리가 설비관리시스템(CMMS)의 사용 목적도 계획보전 프로세스를 더욱 효율적으로 운영할 수 있도록 사용될 때 가치가 높아질 것입니다.

보전 현장에서 매일 바쁘게 작업한 것 같은데 막상 월간 보전 실적을 분석 해보면 생각했던 것만큼 성과가 높지 않음을 알 수 있습니다. 이것의 가장 큰 원인은 잦은 긴급작업, 비 계획작업으로 인한 영향이 크다고 볼 수 있습니다.

이번 칼럼에서는 계획보전 체계로 운영하기 위한 6단계 프로세스 중 핵심이 되는 작업 소요발생, 작업계획, 일정수립 프로세스에 대해 소개하도록 하겠습니다.

[계획보전체계 핵심 프로세스 1]

□ 작업 소요발생 프로세스

작업 소요발생은 보전작업이 요구되는 정보를 관리하는 프로세스입니다.

작업소요는 아래와 같이 여러 가지 유형으로 발생할 수 있습니다.

① 설비 운전 중 고장 발생

② 운전 중 또는 점검 중 설비 이상을 발견

③ CMS  및 알람 또는 메시지를 통해 각종 설비에서 이상 정보 발생

④ 연간 실행계획 또는 투자계획에 의해 보전부서에 작업이 요구되는 경우

⑤ 고장 예방을 위해 정기 계획 수리 일정에 보전 작업 반영이 필요한 경우 등

소요발생 프로세스 설계 시 고려해야 할 핵심적인 사항은 다음과 같습니다.

○ 공식적인 작업요청

- 작업요청은 공식적으로 이루어져야 합니다. 요청부서는 작업 요구사항을 명확히 하여 부서장 또는 공정책임자의 승인을 거쳐 보전부서에 공식적으로 전달되어야 합니다.

○ 요청사항에 대한 충분한 검토

- 보전 요청 접수자는 요청자의 의견을 충분히 확인하여 부서 승인권자의 승인을 거쳐 반려할 것인지 승인을 할 것인지 결정하여야 합니다.

- 특별한 작업을 제외하곤 1~2일 이내에 검토 결과를 요청부서로 제공해야 합니다.

○ 작업요청 관리 평가를 위한 KPI- 작업요청처리기간 관리

- 작업요청 관리가 효율적으로 운영되고 있는가 평가하기 위한 KPI(성과지표)는 작업요청처리기간이 대표적입니다.

- 작업 요청부서는 어떻게 처리가 될 것인지 빨리 확인하고 싶어 합니다. 즉 보전부서는 고객이 요청한 작업을 신속히 처리함으로써 만족도를 높일 수 있고, 생산부서와 협업체계 구축의 시발점이라 볼 수 있습니다.

[계획보전체계 핵심 프로세스 2]

□ 작업계획(Planning) 프로세스

작업계획 프로세스는 요청된 작업을 실행 하기에 앞서 작업에 소요되는 모든 정보를 패키지화하여 수립하는 것입니다.

부실한 작업 계획은 자재누락, 작업 감독자 기다림, 잘못된 작업절차로 인한 재작업, 안전사고 등으로 작업효율을 40%까지 떨어진다는 연구 조사 결과도 있습니다.

작업계획의 주요 업무로는 아래와 같으며, 이러한 업무들은 플래너(Planner)에 의해 완결성으로 계획이 수립되어야 합니다.

① 보전 대상 설비 선정

② 정비작업 내용과 작업범위

③ 작업절차

④ 소요기간

⑤ 소요되는 자재 및 용역

⑥ 요구되는 기술, 인원, 시간 결정

⑦ 작업의 안전을 보장할 작업 안전계획서 작성

⑧ 작업에 앞서 선행적으로 수행해야 할 작업 또는 작업완료 후 수행해야 할 작업 규정

⑨ 소요예산 수립 등

작업계획 프로세스 설계 시 고려해야 할 핵심적인 사항은 다음과 같습니다.

○ 꼼꼼한 검토 및 승인

- 작업계획을 승인할 부서장은 작업 가치성, 작업시기, 누락된 정보가 없는지 확인하여 계획을 승인합니다.

○ 전문 플래너 선정

- 작업계획 프로세스가 효율적으로 운영되기 위해서는 전문 플래너가 선정되어야 하며, 플래너의 역량을 강화하기 위해서는 지속적인 플래너 교육이 이루 져야 합니다.

-  플래너는 통상 작업자 15~20명 정도 조직에 1명 정도 선정합니다.

○ WO 기반의 자재 수량 및 입고 시기 결정

- WO에 소요되는 자재는 WO 기반으로 필요한 수량 및 입고시기가 결정되어야 합니다.

이는 필요한 자재가 요구되는 수량만큼 적기에 입고되어 사용될 때 재고를 최소화할

수 있기 때문입니다.

○ CMMS를 통한 전사적인 WO 정보공유

- 보전필요성이 예상되는 모든WO는 시스템(CMMS)으로 전 직원이 공유되어야 합니다.

○ 작업계획 평가를 위한 KPI- 계획보전율 관리

- 작업계획이 효율적으로 운영되고 있는가 평가하기 위한 KPI(성과지표)는 계획보전율이 대표적입니다.

- 계획보전율은 실행한 전체 WO 작업 중 작업실시일 기준으로 작업계획 승인이 최소 3일 이전에 수행된 WO건수로 산출합니다. 선진수준으로 공정 특성상 차이는 있지만 85% 이상이 되어야 합니다.

[계획보전체계 핵심 프로세스 3]

□ 일정수립(Scheduling) 프로세스

일정수립 프로세스는 승인된 작업을 언제 할 것인가를 결정하는 프로세스입니다.

즉 보전부서의 자원을 가장 효율적으로 운영하기 위한 프로세스로 해야 할 작업과 자원(특히 작업자, 예산) 간의 균형을 맞추는 업무입니다.

일정수립 프로세스 설계 시 고려해야 할 핵심적인 사항은 다음과 같습니다.

○ 생산관리부서와의 협업

- 확정된 주간 생산 휴지일정 변경이 최소화될 수 있도록 생산관리부서와 협업하는 것이 핵심 키(Key)입니다.

- 잦은 생산일정 변경은 보전뿐만 아니라 회사의 전반적인 업무 효율을 저하하는 가장 큰 요인 중의 하나입니다.

○ 주간 스케줄링 협의체의 정례화

- 보전 및 생산, 엔지니어링 부서 등이 참여하는 주간 스케줄링 협의체가 정례화 되어야 합니다.

○ 작업오더 부하량(Work Order Backlog) 관리

- 일정 수립 핵심업무는 작업오더 부하량 관리입니다. 앞으로 해야 할 작업이 얼마나 있고 소요되는 자원이 언제 어떻게 사용될지 예측할 수 있어야 합니다.

○ 일정수립 평가를 위한 KPI- 스케줄 이행률 관리

- 일정수립이 효율적으로 운영되고 있는가 평가하기 위한 KPI(성과지표)는 스케줄 이행률이 대표적입니다.

- 주간 스케줄링시 확정된 WO가 실제 얼마나 실행되었는지 평가하는 것으로 선진 수준에서는 90% 이상이 되어야 합니다.

지금까지 계획보전체계를 구축하기 위한 프로세스 운영과 주요 지표에 대해 설명 드렸습니다.

다음 칼럼에서는 주간 스케줄링과 작업오더 부하량 관리를 어떻게 해야 하는지 설명할 것입니다.

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