도란시스템 - 설비관리 칼럼

WO 백로그(Backlog) 관리 및 주간 일정수립 

서정학 설비관리 경영전략 컨설턴트

이번 컬럼에서는 일정수립(Scheduling) 프로세스 중 핵심 업무인 WO 백로그 관리와 주간단위 작업일정을 확정하는 주간 일정 수립 업무에 대하여 자세히 알아보겠습니다.

[WO 백로그 관리]

백로그란 WO 작업계획이 승인되고, 주간작업 일정이 확정되지 않은 WO 상태를 의미합니다. 즉 등에 지고 있는 짐이라고 보시면 됩니다. WO 계획이 승인되었기 때문에 앞으로 해야 할 예정 작업입니다.

회사가 계획보전 중심으로 운영되는지를 확인하는 방법 중 가장 확실한 것이 WO 백로그 상태를 점검하는 것입니다.

기업에서 CMMS에 등록된 WO 백로그 양이 보전 가용인력대비 1주일 물량도 안 되는 회사가 대부분입니다. 이와 같은 회사에서의 보전작업은 대부분 긴급하게 업무가 수행된다고 볼 수 있으며, 또한 작업 일정도 자주 바뀌어 한정된 보전 자원이 비효율적으로 운영될 수 있습니다. 물론 앞으로 예상되는 보전작업에 대해 보전 담당자 노트에 기록되어 있을 수 있겠지만, 이것은 공식적으로 작업계획이 수립되지 않은 개인적인 정보에 불과한 것입니다.

□ WO 백로그 관리의 핵심

WO 백로그 관리의 핵심은 작업이 필요하다고 생각되는 보전작업에 대해 한 달 후에 해야 할 작업 또는 3개월, 1년 후에 해야 할 작업이 예상될지라도 WO 계획을 CMMS에 등록해 놓아야 한다는 것입니다. 본인이 취득한 정보에 대해 보전 부서 전체가 공유할 수 있도록 하는 것이 중요하기 때문입니다.

□ WO 백로그 분석

WO 백로그 관리는 플래너 주관으로 수행하며, 1주일에 한 번씩 해야 하는 주요 백로그 분석 업무는 다음과 같습니다.

  - 주간단위별, 직무별 WO 물량(백로그 부하량) 및 소요 예산 분석 (최소 4주 이상 기간)

  - 백로그 WO 중 구매된 자재의 입고 여부 또는 입고 예정일 확인

  - 백로그 WO 중 현재 시점에서 작업이 불필요한 WO 삭제

  - WO 예정 작업일 대비 지연되고 있는 WO 분석 (지연 사유 분석)

  - 일정이 확정된 WO 작업이 취소된 경우 WO 상태 변경 관리 (취소 또는 일정 미확정) 

  - 차주 예상되는 WO 목록 작성 및 주간단위별 백로그 부하량 추이 분석서 보고

보전 작업조장인 슈퍼바이저는 현재 작업 및 최소 2주 앞으로 해야 할 보전 작업에 집중하여야 하며, 부서장은 최소 4주 후에 보전 중요작업 및 소요 예산, 리스크가 무엇인지 알 수 있도록 프로세스가 관리되어야 합니다. 플래너 및 부서장은 앞으로 해야 할 작업에 역량을 집중할 필요가 있습니다.

특히 부서장은 주간 백로그 부하량 추이를 확인하여 계속 부하량이 늘어나거나 줄어들면 보전 인력 및 아웃소싱 인력을 어떻게 운영해야 할지 전략을 수립해야 합니다.

이러한 백로그 관리는 CMMS가 구축이 되어야 효율적으로 운영할 수 있으며, CMMS 구축의 가장 큰 효과로 나타날 수 있습니다.

[주간 일정수립] □ 주간 일정 수립이란 주간 일정수립은 WO 백로그 중 차주에 해야 할 작업을 금주에 확정하는 스케줄링 업무입니다. 즉 차주 월요일부터 금요일 또는 토요일, 일요일까지 요일별로 해야 할 WO를 금주 목요일 또는 금요일까지 확정하여 작업수행 조직인 슈퍼바이저에게 전달하는 업무입니다.   □ 주간 일정 수립의 목적 주간 일정수립의 목적은 보전 부서에서 가용할 수 있는 한정된 보전인력, 보전예산, 자산 등을 가지고 가장 비용 효과적이고 최대한의 작업을 수행할 수 있도록, 해야 할 작업 물량과 가용 자원 간의 발란스를 맞추는 업무라 볼 수 있습니다. 주간 일정 수립 업무는 회사의 보전 조직 규모 또는 보전 아웃소싱 규모에 따라 전문 스케줄러를 둘 수 있고, 또는 플래너와 슈퍼바이저 간에 협업을 통해 수행할 수 있습니다.   □ 주간 일정 수립을 위해 필요한 정보 보전 작업 일정 확정을 월간 단위로 할 수 있지만 생산일정이 변경되는 경우가 많아 주간 단위로 일정을 수립하는 것이 선진사례라 볼 수 있습니다. 주간일정 수립을 위해서는 몇 가지 정보를 확인하여야 합니다.   -  차주 생산 휴지 일정 (날짜와 시간)   - 보전 가용 인원 정보 (휴가, 교육, 출장 등으로 인한 비가동 인력 정보)   - 소요되는 자재 및 공기구 가용성   - 외주 용역 인력 가용성   - 보전 예산 등   □ 요일별 주간 일정수립 절차 상기 조건을 확인한 후 주간일정을 수립해야 합니다. 주간 일정수립 절차를 요일별로 누가 해야 하는지 주요 항목을 정리하면 다음과 같습니다.   주간 일정수립은 부서간 공식적인 합의 문서이고, 반드시 이행될 수 있도록 하며, 긴급작업 발생시 슈퍼바이저 간 일간 스케줄링을 통해 WO 작업 일정을 조정할 수 있습니다. 특히 주간일정 수립 시 가용인력의 80%~90% 수준을 작업에 할당되는 것이 선진 수준입니다.   다음달 컬럼에서는 작업관리 프로세스 중 마지막 단계인 분석 프로세스에 대해 소개할 예정입니다. COPYRIGHTⓒ2025 도란시스템 ALL RIGHTS RESERVED. 본 칼럼은 도란시스템의 뉴스레터인 JUMP LETTER에 게재된 콘텐츠 입니다. 해당 콘텐츠의 저작권은 도란시스템 및 저자에게 있습니다. 유익한 정보를 더 많은 분과 나누고 싶다면, 본문을 무단으로 복사해가는 대신 게시물 링크(URL)을 공유해주세요.  출처를 밝히지 않은 무단 도용 및 상업적 목적의 재배포는 법적 제재를 받을 수 있습니다.