도란시스템 - 설비관리 칼럼

보전자재 운영 전략1 - 기업의 주요 보전자재 이슈

서정학 설비관리 경영전략 컨설턴트

앞으로 2회에 걸쳐 보전 자재관리 운영의 주요 문제점과 이를 개선하기 위한 운영전략에 대하여 소개할 것입니다. 이번 호는 현재 기업에서 당면하고 있는 주요 이슈 사항이 무엇인지 확인하고, 다음 호에서는 이러한 이슈를 많은 기업에서 어떤 전략을 가지고 개선하였는지 소개할 것입니다.

<보전 자재 관리 프로세스>

□ 보전 자재 관리란?

보전 자재관리는 상기 그림과 같이 자재마스터, 구매청구, 계약, 검사/입고, 재고관리, 출고, 분석까지의 전체적인 프로세스를 관리하는 경영관리의 한 분야입니다. 보전부서에서 자재관리 업무가 보전 전체 업무의 절반이라고 해도 과언이 아닐 것입니다. 즉 보전 자재는 보전 예산관리와 직접적으로 연계되어 있고, 구매부서 및 자재 공급사와 소통이 매우 중요한 업무이기도 합니다.

특히 안전재고 관리는 설비고장으로 인한 리스크를 해결하는 데 가장 중요한 요소이기도 하지만, 이로 인한 과잉재고가 부담으로 여겨지는 것도 현실입니다. 보전 자재 특성상 대부분 매년 자재의 80% 이상은 반복적으로 구매한다는 것입니다.

기업의 산업 특성마다 상이할 수 있지만 전체 보전원가 중 보전 자재가 차지하는 비중이 30%~10%가 될 것이며, 특히 철강, 발전 등 장치산업인 경우 다른 산업에 비해 자재 원가가 차지하는 비중이 월등히 높은 편입니다. 자재관리를 위한 직원 인건비까지 포함한다면 보전 원가에서 자재가 차지하는 비중이 거의 50%까지 소요될 수 있는 영역입니다.

그렇기 때문에 보전 원가를 줄이기 위해 보전자재관리의 개선은 시급하면서도 중요한 과제가 될 것입니다. 현재 기업에서 운영되고 있는 자재관리 각 프로세스의 주요 이슈를 설명하겠습니다.

□ 보전 자재 관리 프로세스별 주요 이슈

① 자재마스터

자재마스터는 반복적으로 구매되는 자재 정보를 표준화하여 설비코드와 마찬가지로 각각의 자재별로 코드화한 기준성 데이터입니다. 자재마스터 관리의 기본원칙은 1물(物) 1코드입니다. 즉 하나의 자재에는 하나의 코드만 가지고 있어야 합니다.

[자재마스터 주요 이슈]

- 동일한 자재임에도 여러 개의 자재코드를 가지고 있어 중복 자재가 존재

- 중복 자재로 재고 증가 및 재고 활용도가 떨어질 뿐 아니라 구매전략 수립이 난해

- 중복 자재가 발생하는 가장 근본적인 이유는 자재마스터 운영을 위한 표준화 지침,

운영조직, 마스터 운영담당자 역량 및 역할 등 전반적인 거버넌스 체계 미흡

② 구매청구 및 구매예산

구매청구는 사용부서에서 구매부서로 자재를 구매 요청하는 프로세스이고, 구매 예산은 계획된 구매 예산 범위내에서 구매하는 것인지 확인하는 통제 수단입니다. 구매청구 운영의 원칙은 사용부서에서 필요한 시기에 필요한 양만큼 구매 청구할 수 있는 권한과 예산 사용에 대한 책임을 부여하는 것입니다.

[구매청구 및 구매예산 주요 이슈]

- 월별 예산 통제로 인한 적기 구매의 어려움 및 예산이 남을 경우 과다 구매 유도

- 예산 범위내에서도 일정 금액 이상 구매 시 구매 부서 또는 예산 부서에 구매사유서

.작성 제출 승인 절차로 인한 구매청구 프로세스 지연 및 활동 원가 증가

- 보전 부서장 청구 승인 시 구매 수량 및 구매시기 적절성 판단의 어려움 등

③ 계약

구매 요청된 자재에 대하여 공급사와 구매단가, 납기일, 품질요건 등을 계약하는 프로세스입니다. 구매 계약 운영원칙은 품질이 보증된 자재를 적정수준의 가격으로 적기에 공급할 수 있도록 하는 것입니다.

[계약 주요 이슈]

- 납기 및 품질을 고려하지 않은 최저가 입찰 중심의 계약전략

- 구매청구 후 계약 견적 검토과정에서 예산 초과시 구매 청구 건이 반려되고, 구매취소,

구매수량 축소 또는 예산 증액 후 재 구매청구로 프로세스 지연 및 구매 리드타임 증가

- 구매부서 중심의 프로세스 운영으로 입고지연 및 계약 사후관리 미흡으로 현장부서 불만

(공급사 서비스 관리 불만) 등

④ 검사/입고 및 Stock

계약된 자재에 대하여 검수 및 검사 후 입고를 처리하는 프로세스로, 운영 원칙은 공급사 중심의 품질 보증체계 및 납기일 준수율 확보입니다.

[검사/입고 및 Stock 주요 이슈]

- 자재 입하마다 자재에 대한 검수/검사 및 성능검사 확인 활동이 많이 소요됨

- Non-Stock(비 재고관리, 입고 즉시 출고되는 자재) 자재 증가로 창고 재고관리 어려움

및 보전원가 관리 미흡

- 공급사 납기 준수율이 떨어져 보전 작업 일정 수립이 지연됨

- 납기 미 준수 시 페널티 미 부여로 인한 공급사 서비스 불만 초래 등

⑤ 재고관리

입고된 저장품 자재에 대하여 재고를 관리하는 프로세스로, 운영 원칙은 재고품에 대한 품질보증과 사용자에게 효율적으로 자재를 공급하는 것입니다.

[과대 재고 주요 이슈]

- 현금을 물건으로 보유함에 따른 금융 손실 발생

- 보관창고의 확장

- 재고자재 품질관리 및 재고 실사 등 관리 활동이 증가

- 장기재고 시 손실 증가 및 회사의 재고자산 증가로 인한 회계관리의 취약성 증가 등

⑥ 출고예산 및 출고관리

자재를 사용한 후 자재비용을 처리하는 프로세스로, 운영 원칙은 자재 사용에 대한 정확한 정보(자재사용 목적, 공정, 예산 계정, 사용시기 등)를 관리하는 것입니다.

[출고예산 및 출고관리 주요 이슈]

- 출고 예산 초과 시 시스템적으로 출고를 차단하여 출고 지연으로 인한 보전 원가 불일치

- 출고 지연 시 장부와 실물 간 재고 불일치 (자재는 이미 사용함)

- 자재 출고 시 자재 사용에 대한 근거 부족으로 자재관리 전략 수립 어려움 등

⑦ 분석

구매관리 운영전략 및 프로세스 효율성을 분석하는 프로세스로, 운영원칙은 자재 사용자에 대한 서비스 만족도를 높이는 것이 가장 중요할 것입니다. 왜냐하면 구매부서 직원보다 자재 사용자가 10배 또는 100배 많기 때문입니다. 그러나 자재 사용 부서의 서비스 만족도를 높일 수 있는 운영 전략 및 프로세스를 개선하는 것이 구매부서의 미션이 되어야 하나 반대로 운영되는 회사가 대부분입니다.

지금까지 보전 자재관리의 문제점에 대하여 논의하였고, 다음 칼럼에서는 이러한 문제점을 해결할 수 있는 구매 운영전략에 대하여 설명할 것입니다.

COPYRIGHTⓒ2025 도란시스템 ALL RIGHTS RESERVED.

본 칼럼은 도란시스템의 뉴스레터인 JUMP LETTER에 게재된 콘텐츠 입니다. 해당 콘텐츠의 저작권은 도란시스템 및 저자에게 있습니다.

유익한 정보를 더 많은 분과 나누고 싶다면, 본문을 무단으로 복사해가는 대신 게시물 링크(URL)을 공유해주세요. 

출처를 밝히지 않은 무단 도용 및 상업적 목적의 재배포는 법적 제재를 받을 수 있습니다.