도란시스템 - 설비관리 칼럼

보전자재 운영 전략2 - 보전자재 관리프로세스 개선 사례

서정학 설비관리 경영전략 컨설턴트

이전 칼럼에서 보전 자재관리 운영에 대한 주요 문제점을 소개하였습니다. 이번 칼럼에서는 이러한 문제점을 어떤 전략을 가지고 개선하였는지 타사에서 구축한 사례를 소개할 것입니다.

보전 자재관리의 가장 큰 전략의 변화는 자재 사용자 중심의 자재관리 프로세스 운영, 사용부서의 권한부여 및 책임 강화, 자재 공급사와의 협업관계, 설비관리와 자재관리 프로세스간 연계 운영 등이 핵심이 될 것입니다.

자재관리 전략의 변화를 통해 자재 원가를 줄일 뿐 아니라, 활동비용 감소, 재고 감축 등 기업으로 하여금 많은 가치를 창출시켜 줄 것입니다. 그럼 여러 기업에서 추진해 왔던 사례와 어떤 효과가 있는지를 소개하겠습니다.

□ 자재관리 전략1 - 단가 계약품 대폭 확대

보전 자재 특성상 매년 구매하는 자재의 80% 이상은 반복적으로 사용되는 자재입니다.

이러한 자재에 대하여 공급사와 1년 또는 2년간 단가계약화 하는 것입니다. 계약기간 동안 동일한 단가로 공급하며, 공급사 품질 책임관리를 강화하는 것으로 공급사와 Win-Win 할 수는 전략입니다.

이에 대한 주요 기대효과는 다음과 같습니다.

①  매번 반복되는 계약 프로세스를 없애 프로세스 활동 대폭 감소

(구매 계약이 많은 회사의 경우 계약부서 인력의 절반 이하까지 감소)

②  계약 프로세스가 없어짐에 따라 구매리드 타임 단축 및 창고 안전재고 감소

(통상 제작품은 3개월에서 1.5월까지 줄일 수 있어 안전재고도 절반 가까이 감소)

③  공급사의 품질검사 보증으로 현장부서의 중간 검사 또는 입고 검사 활동 대폭 축소

④ 장기계약으로 구매 단가 절감 → 공급사 측면에서 계약 및 영업활동 축소, 매출 보장으로 기업이 계약 협상의 우위 선점

⑤  납기 준수율 보증으로 보전 작업 스케줄링 수립이 용이

□ 자재관리 전략2 - 사용부서의 보전 예산 사용 권한부여 및 책임강화

자재구매 시 예산을 구매부서 또는 예산관리부에서 통제하지 않고 책정된 출고 예산 범위에서 보전부서 책임자에 의해 자재구매 및 재고 출고가 자유롭게 이루어지도록 권한과 책임을 부여하는 것입니다. 보전예산관리는 크게 구매예산을 관리하는 회사가 있는 반면 출고예산을 관리하는 회사가 있습니다. 구매예산은 회사의 현금흐름 관리한다면 출고예산은 원가관리 측면이 강합니다. 가장 효율적으로 보전 예산을 관리할 방법은 재고관리와 출고 예산관리를 통해 구매가 자율적으로 이루어지게 하는 것입니다. 즉 보전부서에서 필요한 시기에 필요한 양만큼 자재를 구매할 수 있도록 권한을 부여하면서 재고가 증가하지 않도록 책임을 부여하는 것입니다.

이에 대한 주요 기대효과는 다음과 같습니다.

①  구매예산 통제 프로세스가 없어져 구매/경영관리/보전부서의 예산관리 활동 감소 및 구매리드 타임 축소

②  적기 구매로 인한 재고 감소 및 재고 정합성 향상

③  재고회전율 지표관리로 부서 자율적인 구매 통제 및 재고감축

④  보전원가 책임 강화

□ 자재관리 전략3 – 설비관리 프로세스와 자재관리 프로세스간 연계 운영

보전 작업 필요성에 의해 자재가 요구되는 것입니다. 자재는 구매하여 바로 작업에 사용되는 자재가 있는 반면 예상치 못한 고장을 조치하기 위해 안전재고로 관리되는 자재가 있습니다.

안전재고를 제외한 자재는 반드시 설비관리 프로세스상 WO(Work Order, 작업지시서)의 작업계획에 포함된 자재항목과 요구되는 수량만 구매청구 될 수 있도록 하며, 자재 사용은 가능한 한 WO 없이 출고되지 않도록 관리하여야 합니다.

이에 대한 주요 기대효과는 다음과 같습니다.

① 필요한 시기에 요구되는 자재 및 수량만 구매 → 입고 즉시 바로 사용하여 재고 감축

② 재고 정합성 및 실시간 보전 원가 예산관리 가능

③ 보전 작업 및 보전 예산 스케줄링 업무 효율성 향상

④ 설비별 보전 Life Cycle Cost(LCC) 관리 향상

□ 자재관리 전략4 – 법인카드를 통한 소액 자재구매 프로세스 운영

보전 자재에는 펌프, 유압기기, 공조기 등 설비자재도 있지만 볼트, 너트, 베어링, 오링, 필터 등 소모성 자재를 포함하면 적게는 수백 개 또는 수 천개의 자재가 있습니다. 모든 자재를 항상 재고로 보유할 수 없습니다. 그렇다고 필요할 때마다 긴급하게 구매 프로세스 절차를 통해 자재를 확보하는 것은 전체적으로 프로세스의 비효율성을 가져오게 됩니다. 때문에 긴급하게 소요되는 소액자재의 경우 회사근처에 있는 공구상에서 법인카드로 구매할 수 있는 프로세스가 요구됩니다.

□ 자재관리 전략5 – 자재마스터 표준관리를 위한 자재 유형별 전문가 배치

자재마스터 표준화 관리 원칙은 1물(物) 1코드입니다. 당연시되는 말 같지만 이렇게 관리하는 것은 결코 쉬운 것이 아니며 기업이 클수록 더욱더 어려운 업무입니다. 이를 위해 거버넌스 체계 수립 시 표준관리 프로세스 및 운영조직, 시스템을 구축하게 됩니다. 여기서 무엇보다도 중요한 것은 자재 유형별 전문가에 의해 신규 자재마스터 등록 시 검증되도록 하는 것입니다. 자재 특성을 잘 모르는 사람이 현장 사용자 의견을 듣고 신규 자재를 등록하게 되면 얼마 지나지 않아 1물(物) 다(多)코드가 발생하여 자재마스터의 자재코드가 급격히 증가하게 되는 것을 종종 볼 수 있고, 표준화 실패의 가장 큰 원인이 될 것입니다.

이외에도 공급사에 의한 자재 재고관리운영, 자동발주품 확대, 중앙창고 역할 강화 등 보전 자재관리 효율성 향상을 위해 여러 가지 개선과제들을 있지만, 가장 중요한 원칙은 자재를 사용하는 부서의 사람이 보다 자재를 효율적으로 조달 받을 수 있도록 구매부서, 경영관리 부서가 적극적으로 지원해야 한다는 것입니다. 이것이 곧 회사내 고객만족 경영이라 볼 수 있습니다.

다음 달 칼럼에서는 보전 외주용역과 관련하여 서비스 프로세스 운영 전략에 대하여 소개할 것입니다.  

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