도란시스템 - 설비관리 칼럼

외주 작업(서비스 작업) 관리 운영 전략

서정학 설비관리 경영전략 컨설턴트

서비스 작업이란 “기술 또는 노동을 제공하고 그 대가를 받는 활동”으로 외주 용역작업을 말합니다. 2000년 이후에 기업들이 핵심역량이 아닌 보전작업의 경우 작업의 가치성 및 비용 절감을 고려한 용역작업이 확대되었고, 전문화된 작업의 경우 아웃소싱도 증가하고 있습니다.

용역작업 유형을 보면 모터, 펌프, 각종 탱크, 롤, 팬류, 밸브류 등 생산설비에 대한 보전작업이 가장 많고, 건축물 및 시설물 등 영선작업, 계측설비의 검교정 작업, 법정검사 작업 등 다양하게 운영되고 있습니다.

보전부서에서 서비스 작업을 수행하기 위해서는 매번 반복되는 작업에 대해 보전 담당자는 아래 그림과 같은 SPOT 계약으로 운영되는 프로세스 절차를 거쳐 수행하게 됩니다. 이와 같은 프로세스 운영은 보전담당자에게 많은 활동이 요구될 뿐 아니라 프로세스 지연 시 적기에 보전 작업하기도 어려운 상황입니다.

보전 서비스 작업관리를 효율적으로 운영하고, 작업 품질을 향상하고, 보다 안전한 작업을 위한 운영전략을 소개하고자 합니다. 특히 서비스 작업은 비용산출 근거 및 비정형화된 계약과 관련하여 복잡한 업무이기 때문에 계약 업무를 표준화하는 것이 무엇보다도 중요한 포인트 입니다.

□ 서비스 마스터 운영 및 단가계약화

서비스 마스터란 반복적으로 수행되는 용역작업에 대하여 작업범위, 작업품질, 작업 안전사항 등을 표준화한 문서입니다. 서비스 마스터는 용역사와 서비스 단가계약을 수행할 때 첨부되어 계약기간, 서비스 단가, 공급사 정보가 추가됩니다. 이를 통해 매번 작업마다 반복되는 계약업무, 작업시행 및 작업결과 보고서 품의 업무를 없애고, WO를 활용하여 절차를 단순화하는 것입니다. 또한 처음 계약 시점을 제외하고 계약과 관련된 입찰 및 설명회 업무가 필요 없고, 용역사가 작성한 작업표준서 및 안전작업 계획서를 통해 반복적인 작업계획 협의도 간소화할 수 있습니다.

이와 같이 서비스 마스터를 표준화하여 운영할 경우 서비스 작업 관리 프로세스의 활동을 대폭 줄일 수 있을 뿐 아니라 매번 반복되는 계약업무도 필요 없게 되고, 반복되는 작업을 동일한 업체에서 수행함에 따른 작업품질 및 안전관리도 한층 높아질 것입니다.

수많은 보전 작업 유형별로 모두 서비스 마스터를 각각 만들기는 쉽지 않습니다. 서비스 마스터를 효율적으로 만들기 위해 몇 가지 제안을 하면 작업형태를 물량기준과 공당기준으로 분류하는 것이 좋습니다.

●   물량기준 서비스 마스터

- 작업범위가 어느 정도 정해져 있는 경우

- 예: “모터15~25Kw교체작업”, 감속기 15~20 Hp 교체작업, 페인트 도장 1M2 등 

●   공당기준 서비스 마스터

- 보전 물량이 표준화 되지 않고 여러가지 작업이 요구되는 경우

- 하나의 작업(WO)에 공수별로 여러 개의 서비스 코드를 등록하여 작업을 수행

- 예: “기계공 특급”, “전기공 초급”, “토목공 중급” 등 기술 인력별로 서비스 마스터

●   할증 서비스 마스터

- 작업 유형별 할증: 위험작업, 고소작업 등

- 시간에 대한 할증: 야간, 심야, 휴일 등

- 법적으로 표준화되어 있어 이를 바탕으로 서비스 마스터를 만들어 놓아야 작업과

할증 비용을 한꺼번에 계산 해야 함.

아래 그림은 서비스 마스터를 구축하여 CMMS를 통한 서비스 작업관리 프로세스입니다.

WO로 작업계획 수립 시 서비스 마스터를 조회하여 작업에 관련된 서비스코드와 수량을 입력하면 자동으로 비용이 산출되고, WO 승인이 나면 서비스 구매 청구를 통해 계약 오더가 자동으로 발행되도록 함으로써 계약 활동 및 계약 소요 기간을 대폭 줄일 수 있습니다.