도란시스템 - 설비관리 칼럼

MRO 자재마스터 구축 및 운영

서정학 설비관리 경영전략 컨설턴트

자재 마스터는 통상 전사 기준정보(Master Data) 중 하나입니다. 대기업 및 중견기업 이상에서는 '표준화 관리 부서'에서 이러한 기준정보에 대한 정책 수립, 표준화 관리 및 품질 관리를 수행합니다.

자재 마스터는 크게 두 가지 자재 유형으로 분류됩니다

●   원부자재: 제품 생산에 직접 투입되는 원료 및 부자재

●   MRO 자재: 설비 유지보수(M), 수리(R), 운영(O)에 필요한 자재

통상 제조업에서 자재 비용의 대부분(80~95%)은 원부자재가 차지하고 나머지가 MRO 자재 비용입니다. 반면, 자재 품목 수(SKU) 측면에서는 MRO 자재가 95% 이상을 차지하고 원부자재는 그 나머지에 불과합니다. 이는 곧 표준화 관리 측면에서 MRO 자재 관리가 매우 어렵다는 것을 의미합니다.

여기서 MRO 자재의 의미 및 범주를 보면 다음과 같습니다.

●  M (Maintenance): 예방보전 또는 계획보전을 위한 자재

●   R (Repair): 고장 수리 또는 예비품으로 사용되는 자재

●   O(Operation): 생산 운영을 위한 소모성 자재

MRO 자재는 설비 또는 자산의 유지관리를 위해 사용되는 자재이자, 생산 운영을 위해 투입되는 '원부자재를 제외한 모든 자재'입니다. 대기업의 경우 표준화된 MRO 자재 건수만 해도 수십만 개에서 백만 개 이상이 될 수 있으며, 중소기업의 경우는 수천 개 이내일 것입니다.

자재 마스터 표준화는 통상 경영 혁신 과제 중 하나로 선정되어, 전사적 측면에서 데이터 품질을 높이고자 주기적으로 데이터를 재구축하는 경우를 종종 볼 수 있습니다.

데이터 표준화는 많은 시간과 노력이 요구되는 만큼 초기에는 데이터 품질이 좋지만, 시간이 지남에 따라 점차 품질이 저하되기 쉽습니다. 그 결과 자재 마스터에 등록된 자재 건수가 급격히 증가하고, 동일한 자재가 중복 등록되는 경우도 늘어나게 됩니다.

그렇기 때문에 지속적인 표준화 관리를 위해서는 조직, 프로세스, 시스템이 반드시 갖추어져야 합니다.

다음은 일반적으로 자재 마스터 등록 절차입니다.

<MRO 자재 표준화, 효율적인 운영을 위한 3가지 제안>

1. 모든 자재를 자재 마스터로 등록할 필요는 없습니다.

어떤 회사의 경우, 자재 구매 시 자재 마스터에 등록되지 않으면 구매할 수 없도록 하는 경우가 있습니다. 그러나 이것은 매우 불합리하며, 업무의 비효율성을 초래하게 됩니다.

자재 마스터를 신규 등록하려면 (앞서 언급한 절차와 같이) 자재 사용자가 표준화 룰에 맞게 자재 속성 정보를 작성해서 표준화 담당자에게 검토 요청을 해야 합니다. 표준화 담당자는 데이터가 정확한지, 동일한 자재가 이미 등록된 것은 없는지, 대체품은 없는지 등을 검토하여 신규 자재를 등록하게 됩니다. 하나의 자재를 신규로 등록하는 데 통상 일주일 정도 소요될 수 있습니다.

반면, 사용자 입장에서는 빨리 자재가 등록되어야 구매할 수 있습니다. 이처럼 자재 등록이 늦어지면 불만이 초래되거나, 표준화 담당자에게 긴급 등록을 요청하는 경우를 종종 볼 수 있습니다.

따라서 다음과 같은 특성을 가진 자재는 자재 마스터 표준화 관리가 불필요할 수 있습니다.

●  한번 구매하고 재구매 되지 않는 자재

●  공사성 자재

●  재고관리가 필요하지 않은 자재

위와 같은 자재의 특성은 자재번호가 일회성 번호로 생성되거나 또는 자재 코드 없이 구매되는 자재입니다. 즉, 재고 관리를 하지 않을 뿐 아니라 입고 즉시 출고(비용) 처리되는 자재입니다. 그렇기 때문에 구매 청구 부서장이 1차적으로 검토하여 자재 마스터로 등록되어야 하는 자재인지 판단해 주어야 합니다. 그리고 두 번째로 구매 부서에서 이와 같은 자재(코드 없는 자재)가 자주 구매 이력이 발생한다면, 청구 부서에 요청하여 자재 마스터를 등록할 수 있도록 해야 합니다. 또한, 주기적으로 자재 마스터 등록 없이 구매된 이력을 사용 부서장에게 제공하여, 자재 마스터 등록이 필요한 자재가 있는지 검토 요청하는 것도 필요합니다. 이렇게 구매되는 자재는 현장에서 무재고(無在庫)로 관리되기 때문에 입고 즉시 사용(비용 처리)되어야 합니다.

2. 자재 표준화 부서는 자재 특성에 대한 지식을 갖춘 직원이 배치되어야 합니다.

MRO 자재는 기계부품, 전기부품, 제어부품, 컴퓨터 부품, 각종 공구 등 종류도 다양하고 최근에는 혼용된 부품이 많아 분리하기도 애매한 경우도 있습니다.

자재 표준화 담당자는 '각 부서별 담당자'와 '전사 표준화 담당자'로 구분하여, 신규 자재 등록 요청 부서에서 1차적으로 자재 사양 데이터가 제대로 작성되었는지 부서 표준화 담당자가 검토하고, 2차적으로 전사 표준화 담당자가 검토하도록 해야 합니다.

특히 전사 표준화 담당자는 현장 부서에서 많은 자재를 사용해 본 경험 있는 직원을 자재 유형별 전담자로 배치하여야, 자재 마스터를 신속하고 정확하게 등록할 수 있습니다. 자재를 잘 모르는 사람이 표준화 부서에 있으면 현업 부서와의 소통이 잘 이루어지지 않아 표준화 관리 수준이 떨어지고, 자재 사용자의 불만을 초래하게 됩니다.

3. 자재 마스터 표준화 재구축 시, 대상을 최소화하여 점차 확대해 나가는 것이 좋습니다.

현재 사용하고 있는 자재를 전부 표준화 대상으로 하게 될 경우, 현장 부서의 업무 부하가 높아져 표준화 참여가 잘되지 않을 수 있습니다. 특히 MRO 자재는 현장 부서의 참여가 무엇보다 중요합니다.

그래서 다음과 같은 절차로 표준화 자재 대상을 점차 확대해 가는 것이 요구됩니다.

●   현재 재고 자재 및 구매가 진행 중인 자재

●   예방정비(PM)에 소요되는 자재

●   과거 2년간 3번 이상 반복 구매 실적이 있는 자재

●   여러 부서에서 공통으로 구매하는 자재

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